Fatture P.A. non c'è più spazio per la carta

Data: 11/02/2008
Categoria: Altre News Il decreto ministeriale 23 gennaio 2004 ha disciplinato la procedura informatica relativa all'emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici e la procedura di conservazione digitale dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari. In materia di dematerializzazione dei documenti contabili e fiscali sono state emanate due circolari dell'agenzia delle Entrate (nn. 45/2005 e 36/2006) e alcune importanti risoluzioni (l'ultima è la n. 14 del 23 gennaio 2008), che hanno affrontato gli aspetti tecnici legati al procedimento di formazione e conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributati. La legge finanziaria per il 2008 ha introdotto delle disposizioni (articolo 1, commi da 209 a 214) che rendono obbligatoria la fatturazione elettronica per gli operatori che hanno rapporti con la Pubblica amministrazione. Modalità di formazione digitale dei documenti contabili rilevanti ai fini tributari Nel rispetto dei requisiti e delle condizioni stabilite dal decreto sopra citato è possibile sostituire gli archivi cartacei con quelli informatici nonchè creare un documento contabile direttamente con modalità informatiche e portarlo in conservazione nella stessa forma. L'articolo 3, comma 1, individua gli obblighi da osservare per la formazione e l'emissione del documento informatico rilevante ai fini tributari. Quanto alla forma, i documenti informatici devono essere "statici non modificabili", ovvero devono rimanere immutabili nel tempo e privi di elementi che ne possano modificare la rappresentazione. Le condizioni di staticità e immodificabilità si realizzano mediante l'assenza nel documento di "macroistruzioni" e "codici eseguibili". Le macroistruzioni sono comandi interni al documento in grado, al verificarsi di determinati eventi, di apportare modifiche o variazioni dei dati contenuti in esso. I codici eseguibili sono istruzioni che consentono all'elaboratore di modificare il contenuto di un documento informatico, anche senza che l'utente se ne accorga. Riguardo alle modalità di emissione, il documento informatico deve offrire garanzia di integrità del contenuto e di autenticità dell'origine, grazie all'apposizione sullo stesso del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Il riferimento temporale consiste in una informazione circa l'ora e la data che viene associata a uno o più documenti informatici. Per sottoscrizione elettronica si intende l'apposizione sul documento informatico della firma elettronica qualificata, la quale conferisce al documento informatico pieno valore legale al pari di una tradizionale firma autografa apposta a un documento cartaceo. Con particolare riferimento al documento fattura, il legislatore comunitario, con la direttiva 2001/115/CE del 20 dicembre 2001, recepita nel nostro ordinamento con il decreto legislativo 52/2004, ha modificato l'articolo 21 del Dpr 633/72, introducendo la possibilità di emettere e archiviare la fattura in formato elettronico. La fattura elettronica è il documento informatico per eccellenza che può non essere mai materializzato nel corso del suo ciclo di vita e che viene portato direttamente in conservazione con modalità digitale. Esso deve essere predisposto, come tutti i documenti digitali, secondo specifiche modalità in modo da assicurare sia l'integrità del contenuto del documento sia l'autenticità dell'origine dello stesso. Entrambe le condizioni sono realizzate, secondo quanto indicato dall'articolo 21 del Dpr 633/72, con l'apposizione su ciascuna fattura (o sul lotto delle fatture destinate a un unico soggetto) del riferimento temporale (che attesta la data in cui il documento è formato) e della firma elettronica qualificata dell'emittente, oppure con l'utilizzo di particolari sistemi di trasmissione dati, attraverso reti di telecomunicazione nazionali e internazionali (sistemi Edi di trasmissione)(1). I sistemi Edi di trasmissione, come chiarito dalla risoluzione 14/2008, funzionano solo se esiste tra le parti un preventivo accordo nel quale è manifestata la volontà di volersi avvalere di tale sistema di trasmissione. In assenza della volontà delle parti, la fattura non potrà essere considerata documento informatico, ma cartaceo e, pertanto, non potrà essere portato in conservazione direttamente con modalità digitale entro i termini previsti dalla normativa (15 giorni dall'emissione/ricevimento), bensì deve essere preventivamente materializzato su supporto fisico. L'articolo 21 del Dpr 633/72 (modificato dal Dlgs 52/2004) ha introdotto il concetto di trasmissione elettronica della fattura, ovvero l'invio della fattura dal soggetto emittente al destinatario, mediante l'utilizzo di procedure informatizzate quali posta elettronica, telefax, modem, sistema di trasmissione Edi. L'articolo 21, al comma 1, afferma che la fattura elettronica si considera emessa all'atto della sua trasmissione per via elettronica, cioè nel momento in cui il documento informatico viene inviato all'indirizzo elettronico del destinatario o pervenuto nella sua disponibilità. Affinchè la trasmissione elettronica delle fatture sia valida sono necessari alcuni requisiti: - il documento non deve presentare macroistruzioni e codici eseguibili, a garanzia dell' immodificabilità e della staticità del documento informatico - la presenza dell'assenso del destinatario a ricevere la fattura con modalità elettroniche. Modalità di conservazione digitale dei documenti contabili rilevanti ai fini tributari L'articolo 3 del decreto, dopo aver precisato i requisiti che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere, al comma 2 descrive le modalità di conservazione degli stessi. Tali disposizioni permettono la conservazione digitale sia dei documenti che nascono digitali e che vengono quindi conservati "direttamente" nella stessa forma, sia dei documenti che nascono analogici, i quali possono essere opportunamente dematerializzati e successivamente conservati in un archivio digitale. Il procedimento di conservazione ottica tanto dei documenti informatici quanto analogici prende avvio dalla preliminare fase di memorizzazione, ovvero di trasposizione degli stessi su un qualsiasi idoneo supporto digitale(2), e termina con l'apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione, sull'insieme dei documenti o su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o insieme di essi. Con particolare riferimento al documento fattura, l'articolo 39 del Dpr 633/72 (anch'esso modificato dal Dlgs 52/2004) specifica che le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, sono archiviate elettronicamente, mentre le fatture elettroniche, consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea, possono essere archiviate in forma elettronica. In sostanza, la norma, mentre per le fatture elettroniche trasmesse elettronicamente prescrive l'obbligo della conservazione nella stessa forma, per le fatture elettroniche consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea, prevede modalità alternative di conservazione. È indispensabile mettere in correlazione tale disposizione con l'articolo 4 del Dm 23 gennaio 2004, il quale stabilisce il principio della conservazione omogenea per tipologie di documenti: una volta attivato il processo per una determinata tipologia documentale, esso deve avvenire seguendo un ordine cronologico e senza soluzione di continuità per l'intero periodo d'imposta. A proposito dell'obbligo di omogeneizzare l'archivio, l'agenzia delle Entrate è intervenuta diverse volte a chiarire, e in alcuni casi ad "attenuare", il significato del suddetto concetto. Infatti, mentre con la circolare 45/2005 si è affermato che la scelta di una determinata modalità di conservazione (sia essa elettronica o analogica) in relazione a un periodo d'imposta è vincolante per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria, cosicchè con riferimento al documento fattura, l'obbligo della conservazione omogenea per tipologia di documenti grava non solo sull'emittente ma anche sul destinatario della fattura(3), con la circolare 36/2006 è stata asserita la possibilità di coesistenza di fatture analogiche e fatture elettroniche, purchè tutte le fatture emesse o ricevute, in relazione a ciascun cliente o fornitore, siano annotate in un apposito registro sezionale, e numerate progressivamente con una distinta serie numerica e senza soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta. La risoluzione 161/2007 ha introdotto l'alternativa di istituire, anzichè registri sezionali, blocchi sezionali distinti di un unico registro mentre, con la risoluzione del 27 settembre 2007 n. 267, l'agenzia delle Entrate ha ammesso la possibilità di emettere e di conservare, nei confronti del medesimo cliente o fornitore, sia fatture analogiche che fatture elettroniche, ma solo nel caso in cui le fatture si riferiscono a diverse attività gestite con contabilità separata. Il perfezionamento del procedimento di conservazione digitale dei documenti avviene con l'apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione, il cui compito è attestare che il procedimento sia avvenuto nel rispetto delle regole previste, sia per i documenti che nascono informatici sia per i documenti che nascono analogici. Il responsabile della conservazione può identificarsi con il contribuente o con un terzo dallo stesso nominato (affidamento in outsourcing del processo di conservazione sostitutiva). A sua volta, il responsabile può delegare, in tutto o in parte, le sue funzioni ad altre persone purchè esse, come precisa l'articolo 5 della delibera Cnipa, "per competenza ed esperienza garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate". L'ultimo tassello del procedimento di conservazione è la comunicazione (articolo 5 del Dm 23 gennaio 2004) in via telematica da parte del contribuente o responsabile della conservazione all'agenzia delle Entrate dell'impronta dell'archivio informatico, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale. Tale adempimento, non solo permette di cristallizzare il contenuto dei registri e dei documenti conservati di modo che i documenti stessi non possano essere più modificati, ma estende nel tempo la validità dei documenti ai fini fiscali, cosicchè il contribuente non ha l'obbligo di rinnovare periodicamente le marche temporali apposte. Finanziaria 2008 (legge 244/2007) Mentre si è in attesa del provvedimento del direttore dell'agenzia delle Entrate che specifichi le tecniche necessarie per la comunicazione telematica dell'impronta dell'archivio informatico, la legge finanziaria per il 2008 ha ampliato l'ambito di applicazione della fatturazione elettronica e dell'archiviazione ottica, rendendola obbligatoria per gli operatori che hanno rapporti con la Pubblica amministrazione. La legge specifica, al comma 209, che "al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibiliÖl'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica, con l'osservanza del decreto legislativo 20 febbraio 2004, n. 52, e del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82". Le modalità operative per la gestione della procedura di fatturazione elettronica saranno stabilite con un apposito decreto, che, stante il comma 213 della Finanziaria, sarà emanato dal ministro dell'Economia e delle Finanze di concerto con il ministro per le Riforme e le innovazioni nella pubblica amministrazione entro il 31 marzo 2008. A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del decreto, le amministrazioni e gli enti statali "Önon possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea nè possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica". La finanziaria prevede la possibilità di valutare l'opportunità di introdurre tale obbligo in maniera graduale al fine di consentire agli operatori interessati di dotarsi della strumentazione tecnica necessaria ad adempiere all'obbligo di gestire i flussi contabili con le pubbliche amministrazioni con modalità digitale, nonchè a familiarizzare con le nuove procedure di emissione e conservazione delle fatture elettroniche. NOTE: 1) La fattura elettronica così redatta, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile, ossia fa piena prova della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, fino a querela di falso. 2) Il processo di memorizzazione deve avvenire nel rispetto di alcune regole: - può essere utilizzato ogni supporto di memorizzazione digitale, purchè sia garantita la leggibilità nel tempo del documento - la memorizzazione deve avvenire seguendo un ordine cronologico, senza soluzione di continuità, per ciascun periodo d'imposta - devono essere rese possibili le funzioni di ricerca ed estrazione dei documenti archiviati mediante chiavi di ricerca quali cognome, nome, codice fiscale, partita Iva, data, denominazione, nonchè mediante associazioni logiche di queste ultime. 3) Il ricevente che presta consenso per la ricezione di fatture elettroniche solo da alcuni fornitori mentre da altri riceve fatture cartacee, deve tenere tutto l'archivio delle fatture passive in modalità sostitutiva; il soggetto emittente che invia fatture elettroniche ad alcuni clienti mentre ad altri invia fatture cartacee, deve conservare con modalità sostitutive tutto il ciclo attivo di fatturazione.